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¡Ups! Los estudiantes que se “pasan a Google” pueden leer los correos electrónicos de los demás

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Un error reciente en Google Apps permitió a los estudiantes de varias universidades leer los mensajes de correo electrónico de los demás y algunos incluso pudieron ver la bandeja de entrada completa de otro estudiante. El problema ocurrió en un puñado de universidades, admitió Rajen Sheth, gerente senior de productos de Google Apps, pero se negó a decir cuántas otras instituciones se vieron afectadas. Sin embargo, según Donald Tom, director de TI para servicios de apoyo en la Universidad de Brown, una de las instituciones que atraviesa la transición, tuvo la impresión de que un total de 10 escuelas enfrentaban el problema.

Si bien el problema técnico en sí era menor y se solucionó en unos días, la verdadera preocupación, al menos en Brown, era cómo manejaba Google la situación. Sin comunicarse con el departamento de TI interno, Google cerró las cuentas afectadas, una decisión que provocó una acalorada conversación entre los funcionarios de la escuela y el representante de la cuenta de Google.

Detalles de la falla

En el caso de la falla de Google Apps, que comenzó el viernes 11 de septiembre, un par de estudiantes notificaron al departamento de Servicios de Información y Computación (CIS) de Brown que podían leer correos electrónicos pertenecientes a otros estudiantes. El departamento de CIS se puso en contacto con Google al día siguiente y envió un correo electrónico a los 200 estudiantes cuyos buzones de correo estaban en transición, preguntándoles si estaban experimentando el mismo problema o no. Algunos fueron. Los estudiantes afectados pudieron ver bandejas de entrada completas pertenecientes a otro compañero de clase o, en otros casos, vieron menos de 100 mensajes que no les pertenecían.

Al final, solo 22 de los 200 estudiantes se vieron afectados, pero la solución no se implementó hasta el martes. Eso significa que el los estudiantes tuvieron acceso a las cuentas de correo electrónico de los demás durante tres días seguidos (Sábado, domingo, lunes), así como partes del viernes y martes antes de que Google suspendiera las cuentas.

Curiosamente, esta situación parece aceptable, según Tom, quien, informa el diario Brown, “elogió a Google por su rápida respuesta”. (No sabemos sobre usted, pero si alguien más pudiera leer nuestro correo electrónico durante tres días, no lo llamaríamos exactamente “aviso”).

Las migraciones masivas de datos no son una hazaña pequeña y el desliz de Google en este caso ciertamente no es la primera ni la última vez que algo sale mal. Aún así, Google está especialmente preocupado cuando ocurren problemas como este. “Fue un pequeño contratiempo en el camino y es un problema que nos hemos tomado muy en serio”, dijo Rajan Sheth de Google.

El verdadero problema no fue el correo electrónico, fue la falta de comunicación

Sin embargo, el problema real que preocupaba a la universidad era el tema de la comunicación entre Google y el departamento de CIS. Antes de solucionar el problema el martes, Google suspendió las cuentas afectadas, un paso necesario que se tomó para que no se compartieran más datos de manera incorrecta. Sin embargo, lo que enfureció al director de TI fue que las cuentas se suspendieron sin notificar primero a CIS.

“He hablado muy enérgicamente con el (ejecutivo) de cuentas, mi jefe, los administradores senior de Brown, incluido el presidente. (Google necesita) encontrar una mejor manera de comunicarse con nosotros ”, dijo Tom.

Al considerar un cambio a un servicio en la nube, la mayoría de las empresas e instituciones se centran en cómo afectará el cambio a los presupuestos y al resultado final. También piensan en los problemas de conversión de datos y las posibles necesidades de reentrenamiento en algunos casos. Sin embargo, una de las cosas que no surge con tanta frecuencia es exactamente cómo se llevará a cabo la comunicación entre la empresa y la empresa involucrada. Claro, las empresas pueden discutir los procedimientos (use este formulario, este número de teléfono) y las garantías de tiempo de actividad, pero no pueden imaginar todos los escenarios y explicar cómo quieren que se desempeñe el proveedor de la nube.

Los ejecutivos de la empresa ya no pueden simplemente entrar en la oficina del tipo (o la chica) de TI y gritar “¡Mi correo electrónico está estropeado!” Ahora hay algunos aros más que superar. Y ya sea que se trate de Google o de otra persona, las interacciones que tienen lugar y la forma en que se abordan los problemas serán una experiencia de aprendizaje en ambos extremos.